Doküman ve Arşiv Yönetim Sistemleri
Günümüzde teknolojik gelişmelerden sadece hayatı kolaylaştırması değil, sürdürülebilir bir gelecek idealine uygun olarak doğa dostu çözümler sunması da beklenmektedir. Doküman ve arşiv yönetim sistemi uygulamaları kağıt tüketimini minimuma indiren doğa dostu bir çözüm sunarken, iş süreçlerini de oldukça kolaylaştırmaktadır.
Günümüzde faturalar e-mail ile iletilmekte, resmi işlemlerin e-devlet platformu üzerinden yapılabilmesi için ağ yapısı oluşturma çalışmalarına devam edilmektedir. Bu değişimin gerekliliği, günlük hayatımızda sıklıkla karşılaştığımız sorunlar ile ortaya çıkmaktadır. Resmi yazışmaların saklandığı belgelerin farklı yerlerdeki arşivlerde bulunması nedeniyle ciddi zaman kayıpları yaşanmaktadır. Örneğin, emekli olmak için başvuruda bulunan bir vatandaş, çalışma hayatı boyunca farklı şehirlerde bulunmuşsa gerekli olan belgelerin bir araya getirilmesi uzun yazışmaları, arşivlerden gerekli evrakların bulunmasını ve bunların posta yoluyla gönderilmesi gibi zaman alan süreçler gerektirmektedir. Evrakların arşivlerde bulunamaması, yıpranmış olmaları, tek merkezde toplanmalarının zorluğu da sıkça karşılaşılan sorunlardandır ve bu sorunlar bazen vatandaşların hak kaybına uğramasına dahi neden olmaktadır.
Arşiv dijitalleştirme yani belgelerin taranarak bilgisayar ortamına aktarılması bütün bu sorunların en güvenilir ve en hızlı çözümüdür. Arşiv ve dokümanların dijitalleştirildiği bir ortamda gerekli belgelere internet üzerinden ulaşılır ve mail yoluyla istenilen yere anında ulaştırılır.
Arşiv dijitalleştirme ile kağıt israfının da önüne geçmek mümkündür. Arşivlerin dijital ortama aktarılması durumunda asıl belgenin fotokopi yoluyla çoğaltılmasına da gerek kalmayacaktır. Bir belgenin ortalama dört beş adet kopyası çıkarılmaktadır ve bu durum kağıt israfını korkutucu boyutlara ulaştırmaktadır. Dünyada her yıl kağıt üretimi için ortalama 40 milyon hektar orman alanı yitirilmekte, ayrıca bir ton kağıt üretimi için 350-450 kWh enerji, 50 ton su tüketilmektedir. Ülkemiz ayrıca kağıt ihtiyacının yüzde kırkını ithalat yoluyla karşılamakta, bu da milli gelir kaybına yol açmaktadır.
Doküman ve arşiv yönetim sistemi kurulumu ve arşiv dijitalleştirme ile hem bu masrafların önüne geçmek hem de doğal kaynaklarımızı korumak mümkündür. Yeni oluşturulacak fatura, sözleşme gibi belgelerin dijital ortamda oluşturulması ile gelecekte kağıt israfının en alt düzeye çekilmesi hedeflenmektedir. On yıl önce belgelerin hepsi kağıt üzerindeydi, bugün ise kağıt üzerinde olan belgelerinin yüzde on seviyesine inmesi hedeflenmektedir. Kitapların e-book, faturaların e-faturaya dönüşmesinin ardından kağıt tüketimini epeyce azalmıştır. Turkcell, Vodafone, TTNet gibi iletişim sektöründe faaliyet gösteren firmalar ile bankacılık sektörü de fatura, ekstre ve sözleşme gibi belgelerinin bir bölümünü ya da tamamını dijital ortama geçirerek kağıt israfının önüne geçmek adına önemli adımlar atmışlardır. Tüm belgelerde dijital ortama geçilmesi ise gittikçe gelişen güvenlik çözümleriyle (e-imza vb.) mümkün olacaktır. Belgelerin dijital ortama taşınması kağıt üzerinde sahtecilik gibi güvenlik sorunlarına da çözüm niteliği taşımaktadır.
Gündelik hayatımızda imza taklidi ve kopya üzerinde değişiklikler nedeniyle birçok insan mağdur edilmiştir. Yine bir örnek ile açıklamak gerekirse, bankalarda bilgisayar ekranına taşınan imza ile müşterilerin oluşturduğu imza arasında uyum aranmaktadır. Uyum olmaması halinde hesap üzerinde işlem gerçekleştirilmemektedir. İmza sirkülerinin sayısal ortama aktarılarak resmi işlemlerde kullanılması halinde başta bankacılık işlemleri olmak üzere birçok işlemde güvenlik en üst düzeyde sağlanabilecektir.
Belge ve arşiv dijitalleştirmenin diğer avantajı ise uzun süreli koruma sağlayabilmesidir. Kağıt dış ortamdan etkilenen, zamanla yıpranan bir malzemedir. Koruyucu maddeler geliştirilse dahi organik bir ürün olan kağıdın belli bir ömrü vardır ve dış etkenlere de çok açıktır. Üzerine çay, kahve ya da su gibi sıvı maddeler dökülmesi durumunda ciddi şekilde yıpranır, yanması durumunda ise tamamen yok olur. İyi bir doküman ve arşiv yönetim sistemi dâhilinde oluşturulan dijital arşivler, doküman ve belgeleri dış unsurlara karşı güvenli hale getirir.
Fiziki arşivler için ciddi anlamda geniş mekanlara ihtiyaç duymaktadır. Kurum ve firmalar sınırlı mekanlarının bir bölümünü arşivlere ayırırlar. Bazen bu da yeterli gelmez ve sadece arşiv belgeleri için büyük binalar inşa edilir. Bu binaların arsa değerleri, inşası, aydınlatması, ısıtılması, güvenliği ciddi maliyet yaratan unsurlardır. Bu alanlar dijital arşiv bilinci gelişip, yaygınlaştığı zaman ileride farklı amaçlarla kullanılacaktır.
Tüm bu gerekçelere ek olarak bugün yeni oluşturulan belgelerin yüzde sekseninin dijital ortamda oluşturulduğu da göz önüne alırsak, yakın bir zamanda tüm belgelerin dijital ortama taşınmasının bir zorunluluk halini alacağını ve süreçlerin doküman ve arşiv yönetim sistemleri üzerinden yönetileceğini rahatlıkla öngörebiliriz.
