Doküman ve Arşiv Yönetim Sistemi
Elektronik doküman ve arşiv yönetim sistemleri doküman ve belgeleri bilgisayar ortamına aktararak kayıt altına alan, onları güvenli şekilde saklayan ve gerektiği zaman kolayca bulunmalarını sağlayan sistemlerdir.
Elektronik doküman ve arşiv yönetimi sistemi sayesinde bilgiye hızlı erişim sağlanırken maliyet ve zamandan da tasarruf edilir. Hukuki zorunluluklar gibi nedenler dışında fiziksel belge kullanımını gereksiz kılan elektronik arşiv yönetim sistemleri, asıl belgelerin kullanım nedeniyle yıpranmasının, kaybolmasının, elden ele dolaşmasının önüne geçer.
Elektronik doküman ve arşiv yönetim sistemi, elektronik ortama aktarılmış belge ve dokümanlara ulaşım noktasında büyük kolaylık sağlarken bilgi güvenliği ve gizlilik noktasında da çözüm üretir. Sisteme aktarılan belgeler üzerinde yetkilendirme yapmak ve önemli belgeleri sadece yetkilendirmiş kişilerin ulaşımına açmak mümkündür.
Elektronik doküman ve arşiv yönetim sistemi kurmak adına yürütülen standart bir servis büro hizmeti aşağıdaki adımlardan oluşur:
- Evrak Ayrıştırma: arşiv yönetim sistemine dahil edilecek evraklar öncelikle tarama işlemine hazır hale getirilir. Taranması gerekmeyen sayfalar bir kenara ayrılır, taranacak evraklar ise tarayıcıdan rahatlıkla geçecek şekilde düzenlenir.
- Evrak Tarama: Düzenlenen evraklar profesyonel doküman tarayıcıları ile taranarak bilgisayar ortamına aktarılır.
- Görüntü İyileştirme: Bu aşamada taranmış görüntülerin kalitesini arttırıcı algoritmalar uygulanır.
- İndeksleme: Bu adımda evraklar için arama/tasnifleme kriterleri girilir. Bu kriterler dosya numarası, müşteri adı, numarası, evrak tipi, evrak sayısı, tarih gibi bilgileri içerebilir.
- Kalite Kontrol: Kalite kontrol doküman ve arşiv yönetimi sistemi sürecinin en önemli aşamasıdır. Bu aşamada olası hatalar tarama ve indeksleme süreçleri sonrası ayrı ayrı uygulanan kalite kontrol işlemleriyle tespit edilip düzeltilir.
- Aktarma: Taranmış, görüntü işleme tabi tutulmuş, verileri girilmiş evrakların doküman arşiv sistemlerine kaydedilmesiyle süreç tamamlanmış olur.
Elektronik Doküman ve Arşiv Yönetim Sisteminin Avantajları
Arşiv yönetimi sistemine geçiş sürecinde belgeler gözden geçirilir, ayıklanır ve yeniden tasnif edilir. Bu süreç sayesinde fiziksel arşivlere de yeni bir düzen verilebilir. Sürecinin profesyonel bir şirket tarafından yapılması durumunda, aynı şirketten fiziksel arşivin standartlara uygun şekilde düzenlenmesi noktasında da hizmet alınabilir.
Doküman ve arşiv yönetim sistemi kurum ve kişilere şu avantajları sunar:
- Belgelerin yıpranmasını önler: İhtiyaç halinde sürekli asıllarına başvurulan evraklar bir süre sonra yıpranır. Elektronik doküman ve arşiv yönetim sistemi sayesinde, asılları hukuki zorunluluklar dışında kullanılmayan belgeler yıpranmaz.
- Belgeler kaybolmaz: Elektronik doküman ve arşiv yönetim sistemine kaydedilen belgelerin kaybolma riski yoktur. Bu sistem sayesinde, fiziksel arşivdeki asıl belgelerin kaybolma ihtimali de azalır.
- Yer kaybını azaltır: Elektronik doküman ve arşiv yönetim sistemi sayesinde çok daha az ihtiyaç duyulacak fiziki arşivler farklı uygun alanlara taşınabilir. Fiziksel arşivler, Kod-A Bilişim AŞ’nin dijital arşiv kentinde de en uygun koşullarda saklanmaktadır.
- Zaman kazandırır: Elektronik doküman ve arşiv yönetim sistemi belge aramak için geçen süreyi minimuma indirir.
- Maliyetleri düşürür: Zaman ve iş gücü kaybının önüne geçen elektronik doküman ve arşiv yönetim sistemi; verimliliği arttırır, maliyetleri düşürür. Ayrıca fotokopi, kağıt, kartuş ve benzeri masrafları da minimuma indirir.
- Aynı anda çoklu erişim imkanı sağlar: Elektronik doküman ve arşiv yönetim sistemi sayesinde aynı belgeye aynı anda isteyen herkes ulaşabilir.
- Yetkiye dayalı belgeye ulaşım sistemi: Kurumlar belgelerinin hepsini herkese açmazlar. Elektronik doküman ve arşiv yönetim sistemi belgeler üzerinde yetkilendirme yapma olanağı sağlar. Bu sayede belli belgelere sadece yetkilendirilmiş kişiler ulaşabilir.
Doküman ve arşiv yönetim sisteminin sunduğu diğer avantajlar ise şöyle sıralanabilir:
- Dokümanlar sisteme girişi hızlıca sağlanır.
- Farklı kritirlere göre yapılabilecek aramalarla gerekli doküman ya da belge kolayca bulunur.
- Dokümanlar üzerinde istenilen değişiklikler yapılabilir, bu değişikliklerin kimler tarafından, ne zaman yapıldığı kolayca takip edilebilir.
- Elektronik ortam üzerinden istenilen yerde ve istenilen zamanda aranan dokümanlara ulaşılabilir.
