Arama:

Türkiye’de Arşivciliğin Tarihi

Güvenli arşivleme sistemini yakından tanımak ve öğrenmek isterseniz sitemizde tüm iletişim adreslerimiz mevcut. GAS ile en güvenli en düzenli ve en hızlı fiziksel arşivleme hizmeti alabilirsiniz. Firmanızın tarihine sahip çıkıyoruz.

 

Modern dünya da arşivcilik konusunda ilk girişim, zamanın Maliye Nazırı Safvetî Paşa‘nın 1845’te Enderun’daki tarihi belge, bilgi ve defterleri bir düzen içine alma yönündeki çalışmasıdır. Tam anlamı ile modern arşivcilik ise 1846’da Hazine-i Evrak Nezareti’nin kurulmasıyla başlar.  Bu kurum bugünkü Cumhurbaşkanlığı Devlet Arşivleri Başkanlığının da çekirdeğini oluşturmuştur.

 

Aynı sene arşivcilik çalışmaları için Bâb-ı Âlî’nin iç kısmında yüksekçe, rutubetsiz bir yer seçilir ve özel olarak imal edilen tuğlalar ile mükemmel bir bina yapılır. Nezaretin başına Hazine-i Evrak Nazırı olarak sadaret mektupçusu Es-Seyyîd Hasan Muhsin Efendi atanır. Türkiye’de modern arşivcilik bu zat ile başlamıştır denebilir.

 

Hasan Muhsin Efendi öncelikle, devletin mühim işlerine ait mahrem bilgileri ve devletin sırlarını ifşa etmeyecek, emin memurların tayin edilmesi gerekliliğini karara bağlattı.  Ardından arşive dâhil olacak belgelerin tertibi ve arşivin çalışma tarzını belirten arşivcilik talimatını hazırladı. Bu arşivcilik talimatını 1849’da Hazine-i Evrak Nizamnamesi adıyla yayınlayarak Osmanlı’da arşivcilik çalışmalarını belli bir düzene soktu. Arşivde, her türlü anlaşmalar, padişah emirleri, iç ve dış meselelere ait yazışmalar, Divan-ı Hümayun defterleri (Bakanlar Kurulu Kararları), meclis takrirleri, mazbatalar, kanunlar ve benzeri devlet evrakı saklanıyordu. Nezaret, bir süre sonra Hazine-i Evrak Müdürlüğü unvanını almış ve arşivcilik çalışmaları Osmanlı Devleti’nin sonuna kadar bu isimle devam etmiştir.

 

İcra Vekilleri Heyeti Riyaseti Kalem-i Mahsus Müdüriyetine bağlı, Mahzen-i Evrak Mümeyyizliği 1922 yılında İstanbul’da kuruldu. 1923’te Hazine-i Evrak Mümeyyizliğine çevrilen kurum, 1927’de Hazine-i Evrak Müdür Muavinliği adı altında Başvekâlet müsteşarlığına bağlandı. 1933 Mayıs’ında Teşkilat Kanunu gereğince, Ankara’daki Evrak Müdürlüğü ile İstanbul’daki Hazine-i Evrak Müdürlüğü, Başvekâlet Evrak ve Hazine-i Evrak Müdürlüğü adı altında birleştirildi. 1937’de Hazine-i Evrâk’ın adı Arşiv Dairesi Müdürlüğüne dönüştürüldü. 1943’te Başvekâlet Arşiv Umum Müdürlüğü kuruldu. 1976yılında Başbakanlık Müsteşarlığına bağlı olarak Cumhuriyet Arşivi Dairesi Başkanlığı kuruldu. Bu dairenin görevi, 3473 sayılı kanuna tabi kurum ve kuruluşlarda var olan Millî Mücadele, TBMM Hükümeti ve Cumhuriyet dönemlerine ait arşiv malzemesini tespit etmek, arşivcilik disiplini esaslarına göre tanzim edip devletin ve bilim dünyasının hizmetine sunmak olarak belirlenmiştir.

 

1984 tarihli ve 3056 sayılı Başbakanlık Teşkilat Kanunu ile Cumhuriyet Arşivi, Osmanlı Arşivi ve Dokümantasyon Daire Başkanlıklarını kapsayan Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü kuruldu.

 

9 Temmuz 2018 tarih ve 703 Sayılı KHK ile Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü kapatılmış, 16 Temmuz 2018 tarih ve 11 numaralı Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi ile Devlet Arşivleri Başkanlığı kurulmuştur.

Arşivcilik Nedir?

GAS tarafından güvenli ve düzenli bir şekil de hizmetinin verildiği fiziksel arşivcilik veya GAS fiziksel arşivciliği nedir sorusunun cevabını almak isterseniz diğer paylaşımdan okuyabilirsiniz.

Arşivcilik, kurum ya da kişilerin yazılı, görsel, işitsel belgelerini belirli kriterlere göre tasnif ederek saklamasını, korunmasını ve ihtiyaç halinde bu belgelere hızlı şekilde ulaşılmasını mümkün ve kolay kılan bir bilimdir.
Arşivcilikte temel amaç belgelerin korunması, güvenli bir ortamda muhafaza edilmesi ve istenildiği zaman ilgili kişilere en hızlı şekilde ulaştırılmasıdır.
Arşivciler, arşive gelen doküman ve belgeleri tarihlerine, konularına, türlerine, ilgili oldukları alanlara ya da farklı kriterlere göre sınıflandırır ve düzenlerler.
Teknolojik gelişmelere paralel olarak her alanda olduğu gibi arşivcilik alanında da değişim kaçınılmazdır. Bugün kurumsal firmaların birçoğu dijital arşivlemeye de geçmektedir. Dijital arşivleme, arşivcilik bilimini farklı bir boyuta taşırken arşivcilikte ciddi değişimleri de beraberinde getirdi.

Arşivlerin Önem ve Değeri
Arşivcilik tarihi çok eski çağlara dayanır, bunun en önemli nedeniyse tarihin akışı içinde devletlerin ortaya çıkmasıyla beraber arşivciliğin de bir ihtiyaç haline gelmesidir. Önemli bir ihtiyacı karşılamak üzere ortaya çıkan arşivler zamanla gelişmiş, geçmişe ışık tutan bilgilerin bugüne ulaşmasını sağlayan kaynaklar haline gelmişlerdir. Arşiv belgeleri sadece ilgili oldukları konularla ilgili bilgi vermezler, ait olduğu dönemin sosyokültürel ve siyasi yapısına dair birçok bilgiyi de barındırırlar.
Bugün kurumsal yapılar kendi arşivlerine büyük önem vermektedir. Arşivler birçok konuda çalışanların hayatını kolaylaştırmakta, iş süreçlerinin daha düzenli, hızlı ve güvenli bir şekilde yürümesini sağlamaktadır. Kurum ve kuruluşlar çağın gerektirdiği şekilde oluşturdukları arşivleriyle kurumsal kimliklerini daha güçlü hale getirebilmektedirler.

Arşivlerin Sağladığı Avantajlar
Arşivcilikte en temel nokta arşiv malzemesinin kaybını önlemek ve belgeleri korumaktır. Bununla beraber günümüzde arşivcilik geldiği nokta itibariyle farklı avantajlar da sunmaktadır. Bu avantajları şöyle sıralayabiliriz:
1- Arşiv malzemesini kayba uğramaktan korumak.
2- Arşiv malzemesini uygun koşullarda saklayarak belgelerin yıpranmasının önüne geçmek.
3- Belgelerin ihtiyaç halinde çok daha kolay ve hızlı bulunmasını sağlamak.
4- Arşiv malzemesinden yararlanılmasını sağlamak.

Ayrıca dijital arşivlerin sağladığı ek avantajlar ise şunlardır:

1- Birden fazla kişi eş zamanlı olarak bilgiye erişebilir.
2- Sürekli asılları kullanılan evraklar zamanla yıpranır, yasal zorunluluk gerektiren haller dışında evraklara dijital olarak ulaşmak, yıpranmayı engeller.
3- Evrakın üzerindeki bilgilere ihtiyaç duyulması halinde evrakın arşivden çıkartılıp getirilmesi için gereken zamandan tasarruf sağlanır.
4- Dijitalleştirilmiş belgelerin üzerindeki yazı ve rakamlar OCR uygulamalarıyla word, excell ve benzeri programlara kopyalanabilir.

Arşivcilikte Temel Süreçler
Günümüzde arşivcilik işlemleri üniversitelerin ilgili bölümlerinden mezun personel ya da bu alanda uzmanlaşmış kişiler tarafından yürütülmektedir. Devlete bağlı ya da öze birçok kurum ise arşivcilik hizmetlerini bu alanda uzman şirketlerden almaktadır.

Arşivcilikte temel süreçler şu şekilde işlemelidir:
1- Kayıt ve arşiv yapısının analiz edilmesi.
2- Kayıt yönetim sistemi ve iş akışının modellenmesi.
3- Arşiv malzemesinin tam tespiti ve ayrıştırma işlemleri.
4- Evrak tarama ve görüntü iyileştirme işlemleri.
5- İndeksleme.
6- Kalite kontrol sürecinde olası hatalı işlemlerin tespiti ve düzeltilmesi.
7- Dijitalleştirilmiş arşivin doküman arşiv sistemine kaydedilmesi, fiziki arşivin gerekli şartlarda saklanması.
8- Arşiv malzemesini talep edilen ölçüde yararlanmaya açmak.

Arşiv Malzemesini Oluşturacak Belgelerin Nitelikleri

Belgenin sözlük anlamı TDK’ya göre şöyledir: Bir gerçeğe tanıklık eden yazı, fotoğraf, resim, film vb. vesika, doküman.

Arşivcilik acısından ise eldeki malzemenin arşiv belgesi olarak kabul edilerek arşivlenmesi için aşağıdaki özellikleri taşıması gerekir:
1. İçerdiği bilgilerin gelecekte gereksinim duyulabilecek bilgiler olması.
2. Belli bir öneme sahip olması.
3. Oluşturulduğu alanla ilgili tek kaynak olması.
4. Oluşturulduğu kuruluşla ilgili önemli karar ya da işlemleri belgelemesi.
5. Araştırmacılara yardımcı olabilecek bilgiler içermesi.
6. Herhangi bir alanda (ticari, sanatsal, bilimsel, kurumsal, kişisel vb.) değer taşıması gerekmektedir.

Bu Arşiv Ne Demektir?

Arşiv sözcüğünün kökeni, eski Yunancadaki ”arkheion” sözcüğünün Latinceye geçmiş hali olan ”archivum”dur. Anlam itibariyle arşiv; resmi ya da özel kurumların, çeşitli müessese veya kişilerin işlerini yürütürken kullandıkları ve muhafaza edilmesi gereken dokümanların (belgelerin)  düzenli bir şekilde, belirli kaidelere göre bir araya getirilerek saklandığı yer demektir.

Arşivler, belgelerin çıktığı kaynağa göre devlet arşivişehir arşiviözel arşivaile arşivi gibi farklı isimler alırlar.

Arşiv malzemesinin çekirdeğini; devlet daireleri ve büyük kurumlarda günlük işlemler sırasında çıkan yazışmalar ve dosyalar meydana getirir. Fakat bütün kâğıtlar arşiv malzemesi olarak kabul edilemez. Toplanan malzeme arşivlerdeki çalışanlar tarafından seçilip, belirli kurallara göre tasnif edilerek saklanır. Bu tasnif ve yerleştirme işleminin sonradan istifade sırasında kolaylık sağlayacak şekilde olmasına dikkat edilir. Arşiv malzemeleri kesinliği olan dokümanlar olduğu için, arşivler geçmiş faaliyetlerin yaşayan, gerçek delilleridir.

Arşiv dokümanlarını geçmişte çoğunlukla kil tabletler, tunç tabletler, papirüsler, parşömenler, el yazmaları, daktilo ile yazılmış veya matbaada basılmış kâğıt belgeler oluşturmuştur. Bugün ise bilgisayar çıktısı kâğıt belgelerin yanı sıra mikrofilmler, fotoğraflar, ses bantları, video kasetleri de arşiv malzemesi (belgesi) olmaktadır.

Bir şeyin arşiv malzemesi olabilmesi için üzerinden en az 30 yıl geçmesi gerektiği yönünde bir kaide kabul görmüştür. Türkiye’de ise arşiv terimi, tarifteki manayı aşan bir biçimde kullanılmakta ve eski ya da güncel her türlü dokümantasyonu içine alan bir anlam da taşımaktadır.

Arşiv Tarama

Arşiv Tarama, şirket ve kurum arşivlerinin taranarak dijital ortama aktarılmasıdır. Yani arşiv dijitalleştirme sürecinde verilen servis büro hizmetlerinin en önemli adımı olsa da, bu süreç sadece belgelerin taranıp dijital ortama aktarılmasından ibaret değildir.

Arşiv tarama işlemine geçmeden önce yapılan evrak ayrıştırma sürecinde dijital arşiv içinde yer alacak evraklar seçilir. Seçilen bu evraklar taranma işlemine hazır hale getirilir.

Evrak ayrıştırma işlemi sonrasında arşiv tarama süreci başlar. Kod-A Bilişim‘de arşiv tarama süreci, alanında uzman personelimiz tarafından son teknoloji ürünü profesyonel doküman tarayıcıları ile gerçekleştirilir. Taranan evrakların bilgisayar ortamına aktarılmasından sonra görüntü iyileştirme ve indeksleme aşamasına geçilir. Bu süreçte taranmış görüntülerin kalitesini arttırıcı algoritmalar uygulanır ve evraklar için arama/tasnifleme kriterleri girilir. Bu kriterler genellikle ihtiyaç halinde doğru evraka kolay ulaşımı sağlayacak dosya numarası, müşteri adı, evrak tipi, evrak sayısı, tarih gibi bilgileri içirir.

Arşiv dijitalleştirme sürecinin en önemli aşamalarından biri de kalite kontrol aşamasıdır. Bu aşamada olası hatalar, tarama ve indeksleme süreçleri sonrası ayrı ayrı uygulanan kalite kontrol işlemleriyle tespit edilip düzeltilir. Kalite kontrol aşamasından sonra arşivler dijital ortama aktarılmaya hazır hale gelir. Kod-A Bilişim arşivlerin dijital ortama aktarılması için kendi yazılımı olan Entegre Doküman ve Arşiv Yönetim Sistemi GreenDocs EDAYS’ı kullanır.

 

Arşiv Tarama ile Sağlayacağınız Avantajlar

  • Birden fazla kişinin eş zamanlı olarak bilgiye erişebilmesini sağlar.
  • Sürekli asıllarına ihtiyaç duyulan evrakların sık kullanım nedeniyle yıpranmasının önüne geçilir.
  • Evrakın üzerindeki bilgilere ihtiyaç duyulması halinde evrakın arşivden çıkartılıp getirilmesi için gereken zamandan tasarruf sağlar, verimliliği arttırır.

Doküman ve Arşiv Yönetim Sistemleri

Günümüzde teknolojik gelişmelerden sadece hayatı kolaylaştırması değil, sürdürülebilir bir gelecek idealine uygun olarak doğa dostu çözümler sunması da beklenmektedir. Doküman ve arşiv yönetim sistemi uygulamaları kağıt tüketimini minimuma indiren doğa dostu bir çözüm sunarken, iş süreçlerini de oldukça kolaylaştırmaktadır.

Günümüzde faturalar e-mail ile iletilmekte, resmi işlemlerin e-devlet platformu üzerinden yapılabilmesi için ağ yapısı oluşturma çalışmalarına devam edilmektedir. Bu değişimin gerekliliği, günlük hayatımızda sıklıkla karşılaştığımız sorunlar ile ortaya çıkmaktadır. Resmi yazışmaların saklandığı belgelerin farklı yerlerdeki arşivlerde bulunması nedeniyle ciddi zaman kayıpları yaşanmaktadır. Örneğin, emekli olmak için başvuruda bulunan bir vatandaş, çalışma hayatı boyunca farklı şehirlerde bulunmuşsa gerekli olan belgelerin bir araya getirilmesi uzun yazışmaları, arşivlerden gerekli evrakların bulunmasını ve bunların posta yoluyla gönderilmesi gibi zaman alan süreçler gerektirmektedir. Evrakların arşivlerde bulunamaması, yıpranmış olmaları, tek merkezde toplanmalarının zorluğu da sıkça karşılaşılan sorunlardandır ve bu sorunlar bazen vatandaşların hak kaybına uğramasına dahi neden olmaktadır.

Arşiv dijitalleştirme yani belgelerin taranarak bilgisayar ortamına aktarılması bütün bu sorunların en güvenilir ve en hızlı çözümüdür. Arşiv ve dokümanların dijitalleştirildiği bir ortamda gerekli belgelere internet üzerinden ulaşılır ve mail yoluyla istenilen yere anında ulaştırılır.

Arşiv dijitalleştirme ile kağıt israfının da önüne geçmek mümkündür. Arşivlerin dijital ortama aktarılması durumunda asıl belgenin fotokopi yoluyla çoğaltılmasına da gerek kalmayacaktır. Bir belgenin ortalama dört beş adet kopyası çıkarılmaktadır ve bu durum kağıt israfını korkutucu boyutlara ulaştırmaktadır. Dünyada her yıl kağıt üretimi için ortalama 40 milyon hektar orman alanı yitirilmekte, ayrıca bir ton kağıt üretimi için 350-450 kWh enerji, 50 ton su tüketilmektedir. Ülkemiz ayrıca kağıt ihtiyacının yüzde kırkını ithalat yoluyla karşılamakta, bu da milli gelir kaybına yol açmaktadır.

Doküman ve arşiv yönetim sistemi kurulumu ve arşiv dijitalleştirme ile hem bu masrafların önüne geçmek hem de doğal kaynaklarımızı korumak mümkündür. Yeni oluşturulacak fatura, sözleşme gibi belgelerin dijital ortamda oluşturulması ile gelecekte kağıt israfının en alt düzeye çekilmesi hedeflenmektedir. On yıl önce belgelerin hepsi kağıt üzerindeydi, bugün ise kağıt üzerinde olan belgelerinin yüzde on seviyesine inmesi hedeflenmektedir.  Kitapların e-book, faturaların e-faturaya dönüşmesinin ardından kağıt tüketimini epeyce azalmıştır. Turkcell, Vodafone, TTNet gibi iletişim sektöründe faaliyet gösteren firmalar ile bankacılık sektörü de fatura, ekstre ve sözleşme gibi belgelerinin bir bölümünü ya da tamamını dijital ortama geçirerek kağıt israfının önüne geçmek adına önemli adımlar atmışlardır. Tüm belgelerde dijital ortama geçilmesi ise gittikçe gelişen güvenlik çözümleriyle (e-imza vb.) mümkün olacaktır. Belgelerin dijital ortama taşınması kağıt üzerinde sahtecilik gibi güvenlik sorunlarına da çözüm niteliği taşımaktadır.

Gündelik hayatımızda imza taklidi ve kopya üzerinde değişiklikler nedeniyle birçok insan mağdur edilmiştir. Yine bir örnek ile açıklamak gerekirse, bankalarda bilgisayar ekranına taşınan imza ile müşterilerin oluşturduğu imza arasında uyum aranmaktadır. Uyum olmaması halinde hesap üzerinde işlem gerçekleştirilmemektedir. İmza sirkülerinin sayısal ortama aktarılarak resmi işlemlerde kullanılması halinde başta bankacılık işlemleri olmak üzere birçok işlemde güvenlik en üst düzeyde sağlanabilecektir.

Belge ve arşiv dijitalleştirmenin diğer avantajı ise uzun süreli koruma sağlayabilmesidir. Kağıt dış ortamdan etkilenen, zamanla yıpranan bir malzemedir. Koruyucu maddeler geliştirilse dahi organik bir ürün olan kağıdın belli bir ömrü vardır ve dış etkenlere de çok açıktır. Üzerine çay, kahve ya da su gibi sıvı maddeler dökülmesi durumunda ciddi şekilde yıpranır, yanması durumunda ise tamamen yok olur. İyi bir doküman ve arşiv yönetim sistemi dâhilinde oluşturulan dijital arşivler, doküman ve belgeleri dış unsurlara karşı güvenli hale getirir.

Fiziki arşivler için ciddi anlamda geniş mekanlara ihtiyaç duymaktadır. Kurum ve firmalar sınırlı mekanlarının bir bölümünü arşivlere ayırırlar. Bazen bu da yeterli gelmez ve sadece arşiv belgeleri için büyük binalar inşa edilir. Bu binaların arsa değerleri, inşası, aydınlatması, ısıtılması, güvenliği ciddi maliyet yaratan unsurlardır. Bu alanlar dijital arşiv bilinci gelişip, yaygınlaştığı zaman ileride farklı amaçlarla kullanılacaktır.

Tüm bu gerekçelere ek olarak bugün yeni oluşturulan belgelerin yüzde sekseninin dijital ortamda oluşturulduğu da göz önüne alırsak, yakın bir zamanda tüm belgelerin dijital ortama taşınmasının bir zorunluluk halini alacağını ve süreçlerin doküman ve arşiv yönetim sistemleri üzerinden yönetileceğini rahatlıkla öngörebiliriz.

Standart Dosya Planı Nedir?

Kamu kurum ve kuruluşlarınca elektronik ortamda veya evrak düzeninde oluşturulan belgelerin dosyalanmasında genel bir yöntem belirlenerek, ihtiyaç halinde bu belgelere kolay ve hızlı bir şekilde erişim imkanı sağlamak amacıyla; 2005/7 sayılı Standart Dosya Planı konulu Başbakanlık Genelgesi yayımlanmıştır.

1991/17 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile kurum ve kuruluşlardan, merkez, taşra ve yurt dışı teşkilatlarında yer alan tüm birimlerinin resmi yazışmalarda kullanılacak haberleşme kodlarının oluşturulması, teşkilat yapısında oluşacak değişikliklere göre gerekli güncellemelerin yapılması ve bunların Başbakanlığa bildirilmesi istenmiştir. 10 Şubat 2011  tarihli ve 27842 sayılı Resmî Gazetede yayınlanan 2011/1 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile bu kodların birleştirilmesi sonucunda Devlet Teşkilatı Veri Tabanı (DTVT) oluşturulmuştur.

Bütün kamu kurum ve kuruluşlarında Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde yürütülmesini sağlamak amacıyla Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik, 02/12/2004 tarih ve 25658 sayılı resmi gazetede yayımlanmıştır.

Dosyalama İşlemlerinde Standartlaşma

Kamu kurum ve kuruluşlarının hedefi, üstlenmiş oldukları görev ve fonksiyonları en iyi şekilde yerine getirecek verimli bir çalışma düzenini oluşturmak ve bu sayede başarılı olmaktır. Bunun sağlanabilmesi etkili bir yönetim anlayışı ile mümkündür. Etkili bir yönetimin sağlanabilmesinde ise, evrak, dosya ve arşiv gibi hizmetler en önemli unsurları oluşturmaktadır.

Gerek etkili bir yönetim için ihtiyaç duyulan bilginin zamanında temini, gerekse toplumun bilgi edinme hakkı doğrultusunda talep edebileceği her türlü bilgi ve belgeye anında erişimi ve paylaşımı; bilginin kayıtlı bulunduğu ortamların teşekkülü safhasında disiplin altına alınması ile mümkündür. Bu ise, kuralları önceden belirlenmiş bir dosyalama sisteminin uygulanması ile sağlanabilecektir.

Kurum ve kuruluşların büyük bir bölümünde dosyalama hizmetleri, üzerinde önemle durulması gereken bir işlem olarak görülmemiş; dosyalama işlemlerinde birimler tamamen bağımsız bırakılmıştır. Birimlerin birbirlerinden habersiz dosyalama yapmaları ise, kurum içinde birlikteliği ortadan kaldırdığı gibi bilgi ve belgeye erişimi adeta imkansız hale getirmiştir.

Dosyalama sistemlerinde standartlaşma, kurum içinde birlikteliğin sağlanmasına imkan vereceği gibi bunun tüm kurum ve kuruluşlara yaygınlaştırılması, ülke çapında etkili ve verimli bir haberleşme sisteminin kurulmasına zemin oluşturacaktır. Dosyalama Hizmetlerinde Standartlaşma ile sağlanacak avantajlar:

  • Aynı konudaki belgelerin kamu kurum ve kuruluşlarında aynı numaralarla kodlanması sağlanmış olacaktır.
  • Standart dosya numaraları bütün kamu kurum ve kuruluşlarında aynı konuyu ifade edeceğinden, aranılan bilgi ve belgeye kolay, doğru ve hızlı bir şekilde ulaşılabilecektir.
  • Kurum ve kuruluşlar arasında düzenli, süratli, etkili ve verimli bir evrak, dosya ve haberleşme sisteminin kurulmasında bütünlük ve kolaylık sağlayacaktır.
  • Kurum ve kuruluşlar arasında evrak ve yazışmaların otomasyonu ve bilgi ağlarının oluşturulması çalışmalarına alt yapı oluşturacaktır.
  • Kurum içi ve kurumlar arası evrak akışı ve bilgi alışverişinin düzenli ve hızlı bir şekilde yapılmasını kolaylaştıracak ve verimliliği artıracaktır.
  • Kurumların yazışma ve dosyalama işlemlerinin standartlaşması, arşivlerde toplanan belgelerin düzenini de olumlu yönde etkileyecek, belgelerin arşivlerde ayıklanması, tasnifi, yerleşimi ve hizmete sunulmasında büyük kolaylıklar sağlayacaktır.
  • Kurum içi ve kurumlar arası evrak ve iş takibi kolaylaşacaktır. Aranan belge veya bilgi, aynı numarayı taşıyan belgeler arasında daha kısa bir sürede kolayca bulunabilecektir.

Doküman ve Arşiv Yönetim Sistemi

Elektronik doküman ve arşiv yönetim sistemleri doküman ve belgeleri bilgisayar ortamına aktararak kayıt altına alan, onları güvenli şekilde saklayan ve gerektiği zaman kolayca bulunmalarını sağlayan sistemlerdir.

Elektronik doküman ve arşiv yönetimi sistemi sayesinde bilgiye hızlı erişim sağlanırken maliyet ve zamandan da tasarruf edilir. Hukuki zorunluluklar gibi nedenler dışında fiziksel belge kullanımını gereksiz kılan elektronik arşiv yönetim sistemleri, asıl belgelerin kullanım nedeniyle yıpranmasının, kaybolmasının, elden ele dolaşmasının önüne geçer.

Elektronik doküman ve arşiv yönetim sistemi, elektronik ortama aktarılmış belge ve dokümanlara ulaşım noktasında büyük kolaylık sağlarken bilgi güvenliği ve gizlilik noktasında da çözüm üretir. Sisteme aktarılan belgeler üzerinde yetkilendirme yapmak ve önemli belgeleri sadece yetkilendirmiş kişilerin ulaşımına açmak mümkündür.

Elektronik doküman ve arşiv yönetim sistemi kurmak adına yürütülen standart bir servis büro hizmeti aşağıdaki adımlardan oluşur:

  • Evrak Ayrıştırma: arşiv yönetim sistemine dahil edilecek evraklar öncelikle tarama işlemine hazır hale getirilir. Taranması gerekmeyen sayfalar bir kenara ayrılır, taranacak evraklar ise tarayıcıdan rahatlıkla geçecek şekilde düzenlenir.
  • Evrak Tarama: Düzenlenen evraklar profesyonel doküman tarayıcıları ile taranarak bilgisayar ortamına aktarılır.
  • Görüntü İyileştirme: Bu aşamada taranmış görüntülerin kalitesini arttırıcı algoritmalar uygulanır.
  • İndeksleme: Bu adımda evraklar için arama/tasnifleme kriterleri girilir. Bu kriterler dosya numarası, müşteri adı, numarası, evrak tipi, evrak sayısı, tarih gibi bilgileri içerebilir.
  • Kalite Kontrol: Kalite kontrol doküman ve arşiv yönetimi sistemi sürecinin en önemli aşamasıdır. Bu aşamada olası hatalar tarama ve indeksleme süreçleri sonrası ayrı ayrı uygulanan kalite kontrol işlemleriyle tespit edilip düzeltilir.
  • Aktarma: Taranmış, görüntü işleme tabi tutulmuş, verileri girilmiş evrakların doküman arşiv sistemlerine kaydedilmesiyle süreç tamamlanmış olur.

Elektronik Doküman ve Arşiv Yönetim Sisteminin Avantajları

Arşiv yönetimi sistemine geçiş sürecinde belgeler gözden geçirilir, ayıklanır ve yeniden tasnif edilir. Bu süreç sayesinde fiziksel arşivlere de yeni bir düzen verilebilir. Sürecinin profesyonel bir şirket tarafından yapılması durumunda, aynı şirketten fiziksel arşivin standartlara uygun şekilde düzenlenmesi noktasında da hizmet alınabilir.

Doküman ve arşiv yönetim sistemi kurum ve kişilere şu avantajları sunar:

  • Belgelerin yıpranmasını önler: İhtiyaç halinde sürekli asıllarına başvurulan evraklar bir süre sonra yıpranır. Elektronik doküman ve arşiv yönetim sistemi sayesinde, asılları hukuki zorunluluklar dışında kullanılmayan belgeler yıpranmaz.
  • Belgeler kaybolmaz: Elektronik doküman ve arşiv yönetim sistemine kaydedilen belgelerin kaybolma riski yoktur. Bu sistem sayesinde, fiziksel arşivdeki asıl belgelerin kaybolma ihtimali de azalır.
  • Yer kaybını azaltır: Elektronik doküman ve arşiv yönetim sistemi sayesinde çok daha az ihtiyaç duyulacak fiziki arşivler farklı uygun alanlara taşınabilir. Fiziksel arşivler, Kod-A Bilişim AŞ’nin dijital arşiv kentinde de en uygun koşullarda saklanmaktadır. 
  • Zaman kazandırır: Elektronik doküman ve arşiv yönetim sistemi belge aramak için geçen süreyi minimuma indirir.
  • Maliyetleri düşürür: Zaman ve iş gücü kaybının önüne geçen elektronik doküman ve arşiv yönetim sistemi; verimliliği arttırır, maliyetleri düşürür. Ayrıca fotokopi, kağıt, kartuş ve benzeri masrafları da minimuma indirir.
  • Aynı anda çoklu erişim imkanı sağlar: Elektronik doküman ve arşiv yönetim sistemi sayesinde aynı belgeye aynı anda isteyen herkes ulaşabilir.
  • Yetkiye dayalı belgeye ulaşım sistemi: Kurumlar belgelerinin hepsini herkese açmazlar. Elektronik doküman ve arşiv yönetim sistemi belgeler üzerinde yetkilendirme yapma olanağı sağlar. Bu sayede belli belgelere sadece yetkilendirilmiş kişiler ulaşabilir.

Doküman ve arşiv yönetim sisteminin sunduğu diğer avantajlar ise şöyle sıralanabilir:

  • Dokümanlar sisteme girişi hızlıca sağlanır.
  • Farklı kritirlere göre yapılabilecek aramalarla gerekli doküman ya da belge kolayca bulunur.
  • Dokümanlar üzerinde istenilen değişiklikler yapılabilir, bu değişikliklerin kimler tarafından, ne zaman yapıldığı kolayca takip edilebilir.
  • Elektronik ortam üzerinden istenilen yerde ve istenilen zamanda aranan dokümanlara ulaşılabilir.

Biyometrik İmza Yaralı mı Zararlı mı? (İnceleme)

Özet Bilgi:

Islak imzaya alternatif olarak düşünülen elektronik imzalama yöntem türleri, on beş yıldan fazladır gündemde. Özel ve kamusal belgelerin elektronik olarak imzalanması konusunda iki temel seçenek karşımıza çıkmakta: Dijital imza ve biyometrik imza.

Tüm dünyada olduğu gibi ülkemizde de açık anahtar altyapısına dayalı dijital imza, yasal açıdan ıslak imza gibi geçerli olan ve mevzuatı oturmuş seçenek. E-kimliklerin aradan geçen uzun zamana rağmen yaygınlaşmamış olması, vatandaşlara dijital imzalamada kullanacakları nitelikli e-imza sertifikalarını dağıtmada büyük engel teşkil ediyor. Bazı şirketler kağıt masraflarından kurtulmak ve iş süreçlerini tamamen otomasyona dönüştürmek için e-kimlik sürecini beklemek yerine biyometrik imzalama seçeneğini kullanmak arzusundalar. Ancak mevzuatı oluşmadan ve gerekli önlemler alınmadan yapılacak uygulamaların ülkemize özgü riskleri göze alınamayacak kadar büyüktür. Bu makalede söz konusu bu riskler irdelenmekte ve çözüm önerileri dile getirilmektedir.

 

Giriş:

Anayasamız ülkemizi bir hukuk devleti olarak tanımlamaktadır. Bunun anlamı hukukun üstünlüğü prensibidir. Bir başka deyişle sosyal, ekonomik, idari, adli, ticari, medeni, beşeri hayatımız; anayasamız, kanunlarımız ve çeşitli alanlar için belirlenmiş mevzuatlarımızdan oluşan bir hukuki çerçeve dâhilinde düzenlenir.

Hukuki çerçevede ise aslolan söz değil yazıdır. Anlaşmalar, sözleşmeler, taahhütnameler, ihbarlar, yönetmelikler, talimatlar ve iş süreçlerine dair aklımıza gelebilecek her adım yazıya dökülür. Günümüz hukuk sisteminin temelini atan Romalılar yüzyıllar önce “Söz uçar, yazı kalır” diyerek, önemli konuları yazıya dökmenin gerekliliğine işaret etmişlerdir. Yazının altına atılan imzalar ise yazılı metinlere bazen bir sahiplik bazen de resmiyet kazandırır.

Cumhuriyetimizin kuruluşundan bugüne imza işlemi belli bir gelişim süreci geçirmiştir. El yazısıyla atılan ıslak imzanın yaygınlaşması, okuma yazma seferberliğiyle paralel yürümüştür. O dönemde okuryazar olmayan büyük çoğunluğun parmak izleri, imza yerine geçmekteydi. Islak imzanın yaygınlaşması büyük bir gelişim hedefiydi. Zamanla mürekkepli parmak iziyle atılan imzaların oranı epeyce azalmış ve ıslak imza hâkim konuma gelmiştir. Bugün ise ıslak imzanın alternatifi olarak doğan e-imzanın yaygınlaşması bir gelişim hedefidir.

Günümüzde ıslak imza toplumsal hayatımıza egemen olan imza türü olmakla beraber artık belli riskleri de beraberinde getirmektedir. Örneğin gelişen teknolojiyi kötü amaçlı olarak kullanacak kişiler, ıslak imzaları robotik teknolojiyle, Adli Tıp Kurumu tarafınca aslından ayırt edilemeyecek şekilde atabilirler. Bu durum hukuk sitemini çaresiz bırakıp, hukuku işleyemez hale getirebilir ki, bu da hukuk devleti olma özelliğimizin kaybedilmesi anlamına gelir. Büyük şirketlerimiz biyometrik imza konusunda aceleci davranmaları da olası riskleri arttırmaktadır.

Türkiye’de e-imza konusunda son derece titiz bir çalışma yürütülmüş, e-imza konusunda çalışırken ıslak imzaya yönelik tehditlere karşı da doğru önlemleri alınmıştır. Bu konudaki adımlar dünyadaki yaygın tercihlerle uyumlu olmuş, yeri geldiğinde ülkemizin kendine özgü koşulları da göz önünde bulundurulmuştur. Nitekim günümüzde kamudaki e-imza uygulamaları makul bir hızla yaygınlaşmaktadır.

 

Teknik Özet:

Konunun uzmanları da dahil olmak üzere elektronik imza konusunda bir kavram karmaşası yaşanmaktadır. Özellikle elektronik imza, dijital imza ve biyometrik imza konuları zaman zaman birbiriyle karıştırılmaktadır. Konuyla ilgili Türkçe terminoloji ile uluslararası terminoloji arasında oluşmuş farklılıkla da kafa karışıklığı yaratmaktadır. Makalenin sağlıklı anlaşılması için öncelikle temel terimlerin tanımlarında hemfikir olmak şarttır.

Elektronik İmza (e-imza): Literatürde elektronik imza ile ilgili en yaygın atıf ABD E-İmza Kanunu’nda yapılan tanımlamadır [1]. Bu tanıma göre elektronik imza; “Bir sözleşme veya belgeye (kayıta) bir kişi tarafından belgeyi imzalama amacıyla işlenmiş veya atılmış ve belgeye eklenmiş veya ilişkilendirilmiş elektronik ses, işaret veya süreçtir.”

Elektronik imza terimi çok genel bir terim olup, birçok uygulama türü vardır. Bu makalede sadece dijital imza ve biyometrik imza türlerine değinilecektir.

a.Dijital İmza: Dijital imza dünyadaki en geçerli ve yaygın elektronik imza türüdür. Ülkemiz de dâhil olmak üzere birçok ülkede e-imza denilerek aslında “dijital imza” kastedilir. Hatta ülkemizde dijital imza terimi bu nedenle pratik kullanımdan neredeyse tamamen kalkmış ve yerini e-imzaya bırakmıştır. O nedenle teknik makaleler kavram karışıklıklarına neden olmaktadır. Dijital imza popüler adıyla “Açık Anahtar Altyapısı” (AAA) veya Public Key Interface (PKI) olarak adlandırılan bir şifreleme mekanizmasına dayanmaktadır. Bu mekanizma kişilerin kart, cep telefonu veya USB belleklerde gizlilik içinde sakladığı elektronik imzalarını kullanmalarına dayanır. Dijital imza kişinin kredi kartı gibidir. Yanında taşır ve bir kart şifresiyle de koruma altına alır. İhtiyaç duyduğunda (imza atmak istediğinde) kredi kartı kullanımına benzer bir mantıkla kullanır. Kaybederse iptal ettirtip yenisini çıkartır. Dijital imza yeni yaygınlaşan e-kimliklerde de tutulabilir. Böylece vatandaşın e-imza için zaten yanında taşımakta olduğu e-kimlik dışında başka bir karta ihtiyacı kalmayacaktır.

b.Biyometrik İmza: The Free Dictionary’nin çevrim içi sözlüğünde biyometrik imza şöyle tanımlanmaktadır: Bir kişinin el yazısına dayalı imzasının tespitine dair bir yöntem.

Bir dokunmatik ekran veya dijital kalem tabanlı tablet üzerine bir kalem (stylus) ile gerçekleştirilen imzalama sürecindeki kalem basıncı ve sürelerinin bir algoritma olarak kaydedilmesi ve gelecekte atılan imzaların birbiriyle karşılaştırılmasıdır.2 [2].

Biyometrik imzada, ıslak imza sürecinin tüm ayırt edici öğeleri (basınç, hız, öncelik sırası, kalem tutuşu, kalem yönü, vb.)  imzanın görüntüsüyle birlikte dijitalleştirilir ve kayıt altına alınır. Daha sonra aynı kişi tarafından atılan imzalardaki öğeler karşılaştırılarak imza sahibinin aynı kişi olup olmadığı tespit edilmeye çalışılır.

c.Tehdit: Teknoloji hızla gelişmektedir. Gordon Moore’un 1965 yılında ortaya koyduğu meşhur Moore Yasası ile daha net ifade etmek gerekirse aynı fiyata alınan standart bir işlemcinin transistor sayısı her iki yılda bir ikiye katlanır. Günümüzde buna ek olarak teknolojik bir devrim yaşanmaktadır. Nano-teknoloji, kuantum bilgisayarlar, makine öğrenmesi, yapay zeka, nesnelerin interneti, Endüstri 4.0, 3-B yazdırma, mobilite gibi konular artık hiçbir şeyin eskisi gibi olmadığı bir dünyanın kapılarını açmıştır. Çok akın bir zamana kadar gündemimizde olmayan birçok kavram ve uygulama artık günlük hayata girmiş durumda.

Biyometrik imza açısından bakıldığında şöylesi önemli bir noktaya biraz hızlıca gelindi. Artık biyometrik imza verisine sahip olduğunuz bir kişinin ıslak imzasını bir Arduino kart, ucuz bir robot kol ile ilgili yazılım geliştirme araçları ve kütüphanelerini kullanarak taklit edebiliriz. Meraklı bir elektronik veya bilgisayar mühendisliği lisans öğrencisinin son derece düşük maliyetle evinde geliştirebileceği bu düzenek ile ıslak imzayı taklit etmesi mümkündür. Bütçe ve çalışma süresi arttırılarak imza taklidi daha da başarılı bir hale getirilebilir. Sonuç olarak adli tıp uzmanlarının ayırt edemeyeceği bir imza taklidi yapmak son derece kolaydır. Burada bahsedilen bileşenler birkaç yıl öncesine kadar piyasada yoktu. Şimdi ise yeterince gelişmiş sürümlerine düşük fiyatlara ulaşmak mümkün.

Artık bir vatandaşın ıslak imzasını robot kol ile taklit etmekteki zorluk, bu kişinin biyometrik imza verisini elde etmekten daha zor değildir. Biyometrik imza verisini elde etmenin en kolay yolu, kişiye biyometrik imza attırmaktır.

“Tabletin üzerini imzalayın lütfen.” şeklindeki bir rica ya da talimatı yerine getiren kişi, aslında kendisine ait çok önemli ve gizli bir veriyi karşısındaki şahıs ya da şirkete emanet etmektedir. Bu yolla elde edilen biyometrik imza verilerinin kötü niyetli kişilerin eline geçtiğini düşünelim. Kişinin ıslak imzası kullanılarak borçlandırılması, işlemediği suçları üstlenmiş gibi gösterilmesi mümkündür. Birçok davada ıslak imzalı belgeler kesin delil kapsamında değerlendirilmektedir. Dolayısıyla, yargı sürecinde gelinecek nokta Adli Tıp Kurumunun imzanın orijinalliğiyle ilgili vereceği karara bağlıdır. Biyometrik veriye dayalı olarak atılacak ıslak imzaların birçok durumda sahibinin imzasına adli tıp uzmanları tarafından bile ayırt edilemeyecek kadar benzeyebileceğini düşünürsek, konunun ciddiyeti anlaşılacaktır.

  1. Önlem: Yukarıdaki tehdit ile ilgili yapılabilecek tek şey biyometrik imza verilerinin güvenliğini sağlamaktır. Konuyla ilgili bir yasal mevzuat olmadığından, ülkemizde bu konuda güvenliğin nasıl sağlanacağıyla ilgili önerilerimiz de hukuki bir zeminden yoksun olacaktır.

5070 Sayılı E-İmza Kanunu dijital imza ile ilgili olarak belirli kriterlere göre kurulan, yapılanan ve denetlenen firmaların güvenli E-İmza Sertifika ve Hizmet Sağlayıcısı olabileceğini düzenlemekte. Benzer şekilde biyometrik verilerin güvenliği, saklanması ve doğrulanması ile ilgili hizmet sağlayıcı 3. taraf şirketler yeni bir yasal düzenlemeye müteakip kurulabilir. Ancak burada dikkat edilmesi gereken husus şudur: Biyometrik verilerin çalınması durumu nitelikli e-imza sertifikalarının çalınması durumundan daha vahim sonuçlar doğurur. Zira bir kişinin çalınan nitelikli sertifikası iptal edilip, yerine yenisi düzenlenebilir. Tıpkı kredi kartlarında olduğu gibi. Ancak biyometrik veri iptal edilemez, değiştirilemez. Bir kişinin parmak izini, sesini veya el yazısını değiştirmek kredi kartı değiştirmek gibi mümkün olan bir şey değildir.

Ayrıca dijital imzanın (e-imzanın) aksine biyometrik imza ıslak imzayı tehdit etmektedir. Elektronik imzalama ile ilgili her türlü felaket senaryosunda dahi mevcut ıslak imza sistemi ayakta olduğu sürece hukukun sağlıklı işlemesi mümkün olacaktır. O nedenle biyometrik veri işlemeyle ilgili çalışmalar ve sistemler çok daha güvenli olmalıdır. Nitekim ülkemizde parmak izi, avuç içi damar izi gibi biyometrik verilerin, kişinin kimlik doğrulaması konusunda kullanılmasına yönelik TÜBİTAK’ın da dahil olduğu teknik ve yasal çalışmalarda bir noktaya gelinmiştir. Kanun Yapıcı imza için söz konusu biyometrik kimlik doğrulama ile uyumlu dijital imza seçeneğini tercih etmiştir. Yeni yeni dağıtımına başlanan e-kimliklerin teknolojisi ve içerikleri ile ilgili KEC cihazlarının ve sistemlerinin tasarımları ve standartları buna göre düzenlenmiştir. Islak imzayı tehdit etmeyen biyometrik kimlik doğrulama ile ilgili hassasiyet bu noktada iken, ıslak imzayı tehdit eden biyometrik imza ile ortaya çıkacak bir güvenlik zafiyetine neden olmamak gerekmektedir.

Bugünkü mevzuatla uyumlu pratik bir biyometrik imza uygulaması mümkün değil midir? Vatandaşın ıslak imzasını tehdit eden bir konuda güveneceği bir şirket olabilir mi? Bu şirket sözleşmeyi imzalayan tarafların dışında güvenilir bir 3. taraf olabilir mi? FETÖ ve PKK başta olmak üzere birçok güvenlik ve güvenilirlik tehdidi varken ülkemizde bu durumu vatandaşa izah edip, onları ikna etmek zor görünüyor. Her halükarda bu tarz güvenilir bir 3. taraf hizmet sağlayıcı şirketlerin kurulabilmesi ve faaliyetlerini sürdürebilmesi için yasal düzenleme ve kamu denetimi şarttır.

Belki de en güzel çözüm biyometrik imza ile dijital imzayı uygun bir şekilde ve birlikte kullanmaktır. Bir vatandaşın biyometrik olarak elle imzaladığı belgedeki biyometrik imza verisini işlem anında, cache’lemeden vatandaşın nitelikli e-imza sertifikasına ait açık anahtar (public key) ile imzalamak mümkündür. Bu durumda söz konusu biyometrik imza verisini ancak vatandaşın nitelikli imza sertifikası ile açmak mümkün olacaktır. Vatandaş e-imzasına sahip çıktığı sürece biyometrik verisi güvence altında olacaktır. Ancak bu çözümün bazı dezavantajları da vardır. Bu dezavantajları şöyle sıralayabiliriz:

  1. Taraflar imzaların fotokopisi gibi olan görüntüsüne sahip olmaktan öteye gidemeyecektir. Bir başka deyişle asıl biyometrik imza karşı tarafa açık olmayacaktır.
  2. Biyometrik imzanın orijinalliğinin ispatı için imza sahibinin e-imzasına ihtiyaç vardır. Bir tarafın e-imzasını kullanmakta imtina etmesi durumunda mahkeme kararı gerekebilir.
  3. Kişilerin e-imzalarının (dijital imzalarının) kullanılabildiği her durumda biyometrik veriye ihtiyaç yoktur. Zira dijital imza (e-imza) yasalken ve ispat konusunda tek başına ıslak imza gücünde iken, üzerine ilave edilen biyometrik imza yasal bile değildir.

 

Ülkemizdeki Durum ve Mevzuat

  1. Dijital İmza: Ülkemizde ıslak imzaya alternatif olarak hakkında yasal düzenleme yapılan tek elektronik imza türü dijital imzadır.

“5 Ocak 2004 tarih ve 5070 numaralı Elektronik İmza Kanunu [3] elektronik imza konusunda temel yasal düzenlemedir. Bu kanun ile elektronik imzanın hukuki yapısı, elektronik sertifika hizmet sağlayıcılarının faaliyetleri ve elektronik imzanın kullanımına ilişkin bağlayıcı temel hususlar düzenlenmektedir. Kanun, düzenleyici kurum olarak Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumunu atamakta ve ikincil düzenleme yetkisini bu kuruma bırakmaktadır. Kanun yayımı tarihinden altı ay sonra (23 Temmuz 2004) yürürlüğe girmiş ve ikincil düzenlemeler için bir yıl süre (23 Ocak 2005) tanımıştır.” [4]

Düzenleyici kurum olarak atanan BTK’nın İnternet Sitesi’nde E-İmza başlıklı sayfada dijital imzanın ülkemizdeki durumu aşağıdaki şekilde özetlenmektedir:

“Kamusal ve ticari iş ve işlemlerin elektronik ortamda yapılmaya başlaması ile birlikte, bu iş ve işlemlerin geçerliliğinin, bütünlüğünün, erişilebilirliğinin ve inkâr edilemezliğinin sağlanması sorunu ortaya çıkmıştır. Bu sorunu çözmek için en uygun çözüm olarak elektronik imza uygulaması başlatılmış ve tüm dünyada kullanılmaya başlanmıştır.

Ülkemizde bu konudaki yasal boşluğu gidermek için 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu hazırlanmış ve 23 Temmuz 2004 tarihinde yürürlüğe girmiştir.

Kanuna göre elektronik imza, başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veri olarak tanımlanmaktadır.

Kanunda tanımlanan güvenli elektronik imzanın, elle atılan imza ile aynı hukukî sonucu doğurması, elle atılan imza ile aynı ispat gücünü haiz olması, usulüne göre güvenli elektronik imza ile oluşturulan elektronik verilerin senet hükmünde olması ve bu verilerin aksi ispat edilinceye kadar kesin delil sayılması

Kanunun hukuki açıdan getirmiş olduğu en önemli yeniliklerdir.” [5]

Ülkemizde on yılı aşkın geçmişi bulunan dijital imza mevzuatı kanun, yönetmelikler, tebliğler, genelgeler, tarifeler, kurul kararları, rehberler vb. metinlerle olgunluk dönemine erişmiş olup sektörel uygulamaların yaygınlaşması aşamasına gelebilmiştir.

İlgili mevzuata düzenleyici kurum olarak atanan BTK’nın web sitesinden erişilebilir: https://www.btk.gov.tr/tr-TR/Sayfalar/e-imza-Mevzuat .

 

  1. Biyometrik İmza: Biyometrik imza ile ilgili ülkemizde yasal bir düzenleme bulunmamaktadır. Ayrıca, hiçbir ticari şirkete veya kamu kurumuna vatandaşların el yazısı imzasının biyometrik verisini alma yetkisi veya izni de verilmiş değildir.

Ancak şirketlerin elektronik otomasyon sistemlerindeki verimliliği arttırmaları ve kâğıda dayalı süreçlerin maliyetlerini azaltmaları için elektronik imza süreçleri gereklidir. Yasal açıdan geçerli dijital imzanın yaygınlaşmasındaki yavaşlık bazı büyük şirketleri alternatif arayışına itmektedir. Ülkemizde bugüne kadar biyometrik imza ilk akla gelen seçenek olmuştur.

Biyometrik imza ile ilgili ilk çalışmalar bankalar ve kurye firmalarında başlamıştır. O dönemde teknolojik seviye ıslak imza için ciddi bir tehdit oluşturmamaktaydı. Bazı kurye firmalarının kullandığı cihazların kalitesi çok düşüktü ve gerçek anlamda biyometrik imza yeteneklerine sahip değildi. Bankalar ise gördükleri riskler, teknolojinin ve çözüm sağlayıcı firmaların henüz olgunlaşmamış olması ve mevzuata dair çekinceleri nedeniyle projelerini rafa kaldırdılar. Sonunda telekomünikasyon firmaları da biyometrik imza kervanına katıldılar. Birkaç defa projeler denenip rafa kaldırıldıktan sonra bu yıl ilk kez bir telekomünikasyon firması bir pilot proje başlattığını duyurdu.

Anlaşıldığı kadarıyla, biyometrik imzaların yasal geçerliliği olmadığından sözleşmeler için olmayıp; adres değişikliği, kampanya değişikliği gibi basit talimat işlemleri için ses imzasının kullanılması planlanmakta. Ses de bir tür biyometrik imzadır. Sesin en büyük avantajı dinamik olmasıdır. Bir kişinin sesinin ayırt edici özelliklerinin belirli bir sözcük için elde edildiğini varsayalım. Telefonda çağrı merkezi operatörü ile yapılacak telefon görüşmesi dinamiktir. Ancak o kişi, kendi sesiyle karşılıklı bir telefon görüşmesini sürdürebilir. Seste sistemi kandırmak için dar kalıplı bile olsa bir nevi Turing testinden geçecek bir yapay zekâya da ihtiyaç duyulacaktır. Biyometrik imza bu anlamda dinamik değildir. İmza her yerde aynı sözcüğün aynı şekilde yazılmasıdır. Kanun yapıcının basit işlemler için ıslak imzalı belge yerine çağrı merkezlerine yönlendiren düzenlemeleri, biyometrik imzanın önündeki bu son kapıyı da kapatmaktadır.

 

Ülkemizin Özgün Durumu

Ukrayna’ya giden bir arkadaşım büfeden 5 Dolara içi kontör dolu GSM kartı aldığını, kimsenin kimlik veya pasaport sormadığını anlatıp, ülkemizdeki hat alma sürecindeki evrak işinden şikâyet etmişti. Ben de Katar’da bir AVM’den aynı şekilde bir SIM kartı almıştım. Bu devletler ülkelerindeki cep telefonu hatlarının sahiplerinin kim olduğuyla ilgili bir kayıt tutma ihtiyacı duymuyorlar. Belçika’da hat başvurusunda bir miktar evrak işi olmakla beraber uygulamanın sıkı olmadığını deneyimlemiştim.

Bizim ise bu konuda işi Almanya, Fransa, İngiltere, ABD gibi gelişmiş ülkelere göre daha sıkı tuttuğumuz görülüyor. Ülkemizde 2008 yılına kadar hat sahibi olma süreçlerinde bir gevşeklik vardı ancak 2008 itibariyle cep telefonu hat kayıt işlemleri son derece sıkılaştırıldı. Dahası tüm operatörler BTK’dan gelen talimatla kısa bir süre zarfında tüm kayıtlarını TC kimlik numarası doğrulamasına tabi tutmak zorunda bırakıldı. Uygulamaya uyulması için ağır para cezalarını içeren yaptırımlar getirildi. Bu, Türkiye’nin telefon hatları konusunda sıkı bir politika uygulama kararı aldığı anlamına gelmektedir. Bu tarz kararlar ve politikalar ülkelerin içinde bulunduğu koşulların bir tecellisi olarak karşımıza çıkmaktadır. Sektörde, 2008 yılındaki uygulamanın terör örgütleri ve organize suçlarla mücadelenin bir sonucu olarak çıktığı düşüncesi hâkim. Ayrıca devletimizin e-devlet stratejilerinin temel unsurlarından biri de cep telefonları hatlarının ve SIM kartlarının sahiplerinin yasal olarak kayıt edilmesine dayanmakta. Toplumu sarsıcı birçok davada telefon görüşmeleri ve tapelerin yasal delil olarak kullanılmasının temel dayanaklarından biri de, yasal takip yapılan telefon hatlarının yasal olarak kime ait olduğu bilgisinin, yasal delil teşkil edecek şekilde kayıt altında olmasıydı.

Ülkemiz toprak bütünlüğünü mütemadiyen tehdit eden PKK terör örgütünün varlığı, FETÖ ve farklı suç örgütleriyle mücadele kapsamında görülen davaların çokluğu, terör örgütlerini de barındıran dünyanın en aktif savaş bölgesiyle olan sınır uzunluğu ve sayısı milyonları bulan mülteciler nedeniyle güvenliğe dair konularda çok daha hassas olmak durumundadır.  Bu yüzden devletimizin cep telefonu hatlarının sahiplerini kayıt altına alma ihtiyacı son derece makul görülmektedir. Aynı durum biyometrik imza konusunda da geçerlidir. Gelişmiş bir Avrupa ülkesinde bir vatandaşın biyometrik imzasından ıslak imzasının taklidine giderek birtakım suçların işlenmesi ihtimali çok düşük olabilir. Birçok ülkede ıslak imzası taklit edilen Albay Dursun Çiçek vakasına benzer bir vaka yaşanmamıştır. Bu yüzden bu ülkeler biyometrik imzanın ıslak imza üzerinde oluşturduğu risklere daha rahat göze alabilip, biyometrik imzanın getirdiği kolaylıklardan yararlanmayı tercih edebilirler.

Ülkelere biyometrik imzanın girmesinin ve devletlerinin konuyla ilgili politik kararlarının tarihi bile bu konuda bazı farklılıkları beraberinde getirmektedir. Nitekim biyometrik imzadan ıslak imzanın taklit edilmesi hususu bugün yakın geçmişe göre çok daha ciddi ve bariz bir tehdittir.

 

Sonuç:

Ülkemiz bu konuyla ilgili belli kararlar alacaktır. Biyometrik imzanın kullanımına dair bir karar alınması durumunda ilgili veri güvenliği günümüzün koşullarına göre düşünülmeli ve gerekli yasal düzenlemeler mutlaka yapılmalıdır. Uygulamaların ilgili yasal düzenlemelere uygunluğu ise sıkı denetime tabi tutulmalıdır.

 

Biyometrik imza konusunda ülkemizin birçok gelişmiş ülkeye kıyasla geç karar aldığı bir gerçektir. Ancak zamanlamamızın bir açıdan muhteşem olduğunu da düşünebiliriz. Çoğu erkenci ülkelerde biyometrik imzaya geçiş hızla yaşanırken, gündemde olmayan bazı teknolojik tehditler zamanla ortaya çıkmıştır. Dolayısıyla bu ülkeler erken davrandıkları için ileride bazı pişmanlıklar yaşayabilirler. Bu ülkelerde ıslak imzaya itirazı içeren davalardaki artış olup olmadığına dair bir araştırma yapılması durumunda manidar sonuçlarla karşılaşılma ihtimalinin yüksek olduğunu düşünüyorum. Biyometrik imzanın geç gündeme geldiği bir ülke olarak biz şu anda daha doğru ve güncel kararlar alma şansına sahip durumdayız.

Devletimiz bugüne kadarki çalışmalarıyla biyometrik kimlik tespiti (parmak izi, avuç içi damar izi, vb.) ve e-imza (dijital imza) ile ilgili bir yola girmiş gibi görünüyor. Bu yolda biyometrik imzanın yasal uygulamalarına yakın vadede yer yok gibi. Bu politikanın en önemli stratejisi ıslak imzayı asla riske atmamak şeklinde özetlenebilir.

Ancak özel sektörde bazı firmalar maliyetleri kısma arzusuyla konunun tüm boyutlarını düşünmeden ve yasal mevzuatı dahi göz önünde bulundurmadan aceleci bazı projeler yapmaya yeltenerek devletin bu yöndeki resmi politikasıyla ciddi manada çelişiyor. Yapılan bazı münferit ufak çaplı pilot projelerin derhal durdurulması ve konudan habersiz vatandaşlardan elde edilen biyometrik imza verilerinin derhal imha edilmesi gerektiğini düşünüyorum.

Türk Dil Kurumu “Dimyat’a pirince giderken eldeki bulgurdan olmak” deyimini “Aşırı hırs göstererek elindekini de yitirmek” olarak tanımlamakta. Biyometrik’e, e-imzaya giderken elimizdeki ıslak imzadan olmayalım. Sonra toparlayamayız.

 

Ersin Taşkın

Biyomedikal Y. Müh. Elektrik-Elektronik Müh. Kod-A Bilişim Baş Yazılım Mimarı

 

Kaynakça

[1]  ABD Senatosu ve Temsilciler Meclisi, Federal ESIGN Act, 2000. 

[2]  The Free Dictionary, [Çevrimiçi]. http://encyclopedia2.thefreedictionary.com/biometric+signature

[3]  «5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu,» [Çevrimiçi]. http://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2004/01/20040123.htm#1

[4]  Kamu Sertifikasyon Merkezi, [Çevrimiçi]. http://www.kamusm.gov.tr/dokumanlar/mevzuat/#

[5]  Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu, [Çevrimiçi]. Available: https://www.btk.gov.tr/trTR/Sayfalar/e-imza-genel-bilgi

[6]  KODA [Çevrimiçi]. https://kod-a.com

Fiziksel Arşivleme

Fiziksel Arşivleme (Fiziki Arşiv) Hizmeti

Şirket ve kurumların faaliyetleri esnasında ürettikleri dokümanların önemli bir bölümü fiziksel olarak saklanması yani arşivlenmesi gereken belge / evrak sınıfındaki dokümanlardır. Bu dokümanların tasnif edilmesi, dosyalanması, kutulanması, dijital ortama aktarılması özenle yürütülmesi gereken profesyonel bir iştir. Bugün bazı kurumlar fiziksel arşivlerini rutubetli zemin katlarda ya da depolarında saklarken, kurumsal firmalar fiziksel arşivleme sorununu profesyonel destek alarak çözmektedirler.

 

Fiziksel Arşivleriniz Nasıl Bir Tesiste Saklanmalı?

Fiziksel arşivleme alanında bilgi ve birikim kadar fiziksel arşivleme hizmeti veren şirketlerin olanakları ve tesisleri de çok önemlidir. Arşiv binalarının yangın ya da sel gibi doğal afetler sonucunda büyük zarar gördüklerine, fiziksel arşivlerin yok olduğuna zaman zaman üzülerek şahit oluyoruz.

Doküman ve Arşiv Yönetim Sistemi alanında sektör lideri olan Kod-A Bilişim, fiziksel arşivleme için hayata geçirdiği Dijital Arşiv Kent konseptiyle de öncü bir rol oynamıştır. Kod-A tarafından 2012 yılında İzmir’de inşa ettirilen Dijital Arşiv Kent, sıfırdan kusursuz bir fiziksel arşivleme alanı olarak projelendirilerek inşa edilmiş tesisler bütünüdür.

Fiziki Arşivlerin saklandığı arşiv kentin başlıca özellikleri şunlardır:

  • Sağlam duvarlar ve dikenli tellerle çevrili tesisler.
  • Haftanın yedi günü yirmi dört saat etkin güvenlik sistemleri.
  • Kapalı devre kamera sistemi.
  • Haftanın yedi günü yirmi dört saat etkin, nöbetli özel güvenlik görevlileri.
  • Tesislere parmak izi kontrollü giriş sistemi.
  • Kapalı devre kamera sistemleri.
  • Birbirlerine en az on metre aralıklarla inşa edilmiş tesis ve arşiv binaları.
  • Uluslararası Arşivcilik Standartlarına uygun raf sistemleri.
  • Depreme dayanıklı inşaat ve raf sistemleri.
  • Yüksek raflara güvenle çıkabilen özel asansör sistemi.
  • NFPA standardında Sprinkler otomatik yangın söndürme sistemi.
  • Duman dedektörleri ve hava örneklemeli yangın algılama sistemi.
  • Klasik ve yasal yangın tertibatı (yangın hortumları, yangın söndürme tüpleri vs.).
  • Isı ve nem kontrol sistemi.
  • Isı ve nem ayar sistemi.
  • ISO 9001 ve ISO 27001 sertifikaları.

 

Fiziksel Arşivleme Hizmetinin Sunduğu Avantajlar:

  • Arşiv malzemesi sağlıklı bir ortamda, güven içinde saklanır. Belge ve evraklar kaybolmaz, yıpranmaz.
  • İhtiyaç duyulan doküman ya da belgeye hızlı erişim sağlanır, zamandan tasarruf edilir.
  • Fiziksel arşivleme konusunda profesyonel destek alan işletmelerin maliyetleri düşer.
  • İhtiyaç duyulmayan ve imha edilmesi gereken evrakların fiziki arşiv içinde tespiti kolaylaşır.
  • Fiziksel anlamda yerden kazandırır, çalışma ortamları ferahlar.
  • Denetim konusunda kolaylık sağlar, çeşitli riskleri minimuma indirir.
  • Şirket ve işletmelerin kurumsal hafızasını korur.

 

Kod-A’nın Fiziksel Arşivleme Hizmetleri Hangi Adımlardan Oluşur?

  • Kurum ya da işletmelerin arşiv yapısı ve malzemesi Kod-A Bilişim uzmanları tarafından analiz edilir. Fiziksel arşivleme için kayıt yönetim sistemi ve iş akışı modellemesi gerçekleştirilir.
  • Dokümanlar Kod-A tarafından teslim alınır.
  • Evraklar kutulanır ve Kod-A tarafından geliştirilmiş barkot sistemiyle barkotlanıp raflara yerleştirilir.
  • İhtiyaç duyulan belge ve evraklar en kısa sürede teslim edilir.
  • İhtiyaç duyulması halinde evaklar anında taranarak gönderilir. Evraklara fiziki olarak ihtiyaç duyulduğu takdirde gerekli evraklar en kısa sürede ulaştırılır.
  • İhtiyaç duyulmayan evraklar talebe göre imha edilebilir.
  • Kayıt yönetim hizmetlerinin tamamına bulut uygulaması üzerinden ulaşılabilir.
Verified by MonsterInsights