Düzenli Arşivleme
Kurumlar faaliyetlerinin her aşamasında doküman ve evrak üretirler. Bu doküman ve evrakların sürekli artması birçok zorluğu da beraberinde getirir. Sorunun en temel çözümü, arşiv saklama ve kayıt yönetimi yani fiziksel arşivleme noktasında dışarıdan profesyonel hizmet almaktır.
Fiziksel Arşivleme – Arşiv Saklama ve Kayıt Yönetiminin sunduğu avantajlar:
- Evraklar kaybolmaz, evrak kaybına bağlı zararlar ortadan kalkar.
- Kayıtlara hızlı erişim sayesinde zamandan tasarruf sağlanır, verimlilik artar.
- Maliyetler düşer (depolama yeri maliyeti, arşiv yönetimi operasyonel giderleri, nakliye giderleri vs.).
- İmha edilecek evrak tespitini kolaylaştırır, arşiv saklama maliyetlerini düşürür.
- Fiziksel anlamda yerden kazandırır, çalışma ortamları ferahlar.
- Denetim yeterliliği sağlar, dava riskini minimize eder.
- Kurumsal hafızayı korur.
Güvenli Arşivleme Sistemleri Saklama ve Kayıt Yönetimi hizmetleri aşağıdaki adımları içerir:
- GAS uzmanları kurumun veri, kayıt ve arşiv yapısını analiz eder; kayıt yönetim sistemi ve iş akışını modeller.
- Çözüm modelinin ilk aşaması olarak GAS evrakları teslim alır.
- Evraklar kutulanır ve GAS tarafından geliştirilmiş ve tüm adımlarda kullanılan barkod sistemiyle raflara yerleştirilir.
- İhtiyaç duyulan evraklar en kısa sürede teslim edilir.
- Talep edilen evraklar anında taranır ve gönderilir.
- Saklama planına veya talebe göre evrak imha işlemi uygulanır.
- Tüm kayıt yönetim hizmetleri bulut uygulaması üzerinden sağlanabilir.
GAS hacimli kayıtları saklama, yönetme ve sayısallaştırma hizmetleri için Türkiye‘de eşsiz bir konsept olan dijital arşiv alanı kurmuştur.
